چگونه فضای کار آنلاین مفیدی داشته باشیم
شروع پاندمی کرونا سبک زندگی و کار جدیدی با خودش آورد. بسیاری از ما خانه نشین شدیم و فضای کاری تازه‌ای را تجربه کردیم که کاملا وابسته به روابط آنلاین و اینترنت است. فضای کار آنلاین در ابتدا برای خیلی از ما که عادت به جلسات حضوری و معاشرت با همکاران و رفت‌وآمد روزانه داشتیم، گیج‌کننده و چالش‌برانگیز بود. با وجود تلاش برای خو گرفتن به شکل کار جدید، بعضی اوقات برگزاری جلسات تبدیل به مساله‌ای بزرگ می‌شد و ابهام‌های زیادی برایمان ایجاد می‌کرد.
باید ویدیو را روشن بگذارم یا بهتر است قطعش کنم؟ پشت سرم چه چیزی از فضای خصوصی اتاقم دیده می‌شود؟ نکند اعضای دیگر خانه سر و کله‌شان در اتاق پیدا شود و جلسه را به هم بریزند. آیا می‌توانم مثل قبل شوخی و معاشرت کوتاهی برای گرم کردن جلسه داشته باشم یا با توجه به مجازی بودن ارتباط بهتر است مکالمه را کوتاه کنم؟ همه این‌ها سوالاتی بودند که در اولین روزهای کار آنلاین یا به اصطلاح دورکاری ذهن ما را مشغول می‌کردند. درضمن ضعف‌های اینترنت ایران و اخیرا قطع و وصل برق در بعضی مناطق، برقراری ارتباط آنلاین را برایمان پیچیده‌تر کردند. با این حال بیشتر ما به کار آنلاین عادت کردیم و قواعدش را یاد گرفتیم.
انجام واکسیناسیون عمومی در بیشتر کشورهای جهان کارمندان و کارکنان را به ادارات برگرداند، اما گسترش سویه‌های جدید کرونا که در برابر واکسن مقاوم هستند، صاحبان کسب‌وکارها را به فکر یافتن راه‌حل دائمی برای ادامه کار آنلاین انداخت. سرعت پایین واکسیناسیون در ایران علت دیگری برای ادامه کار آنلاین در بسیاری از مشاغل و به خصوص مشاغل خصوصی است. در حالی که در همه جای جهان عده زیادی از کارگران و کارمندان مجبور به ادامه کار در مکان‌های پرجمعیت و پرخطر هستند، عده‌ای به دورکاری ادامه می‌دهند و به این شکل خطر ابتلا را برای خودشان و اطرافیانشان کاهش می‌دهند. سوال اصلی این است که شرایط کار آنلاین چه قواعدی را با خودش میآورد و چه تغییری در شکل کار کردن ما ایجاد می‌کند.
جلسات آنلاین و صورت‌هایی که خیره می‌شوند
لینک زوم را باز می‌کنید. ادمین جلسه مجوز ورود شما را صادر می‌کند. شاید مجبور شوید چند دقیقه‌ای صبر کنید چون ادمین مشغول فرستادن ای‌میل یا تلفن به دست است. کار هم‌زمان در محیط کار آنلاین ابعاد جدیدی به خودش گرفته است و برای ادمین هم همین طور است. آن قدر کارها را با سرعت و به طور هم‌زمان انجام می‌دهیم که انگار چندین دست داریم و بعضی وقت‌ها با خودمان فکر می‌کنیم که حتی بیشتر از قبل کار می‌کنیم و کاش رئیسمان تمام این دست‌ها را می‌دید و عملکردمان را بر این اساس می‌سنجید.
وارد جلسه می‌شوید و دوازده صورت ملال‌زده را می‌بینید که بهتان خیره شده‌اند اما در واقع آنها فقط به مانیتور خودشان نگاه می‌کنند. وسط صحبت کسی وارد شده‌اید و نمی‌دانید باید سلام کنید یا نه؛ تا اینکه کسی از گوشه‌ای حرف گوینده را قطع می‌کند و به شما سلام می‌دهد. بقیه هم پشت سرش سلام می‌کنند و گپ‌وگفت‌های بی‌ربط به موضوع جلسه شروع می‌شود. شما معذب هستید و نمی‌دانید چطور ادامه دهید اما کم‌کم در مسیر درست جلسه قرار می‌گیرد. این فقط شروع جلسه است!
همه ما در این اتاق هستیم
اول اینکه لازم نیست مضطرب باشید. همکارانتان همه به همین شکل وارد جلسه شده‌اند و یادتان باشد که آنها همان کسانی هستند که همراهشان صبحانه می‌خوردید و برای تولدشان جشن می‌گرفتید. دوم اینکه لازم نیست خودتان را موظف به روشن نگه داشتن ویدیو کنید. اگر چنین دستوری برای جلسه وجود ندارد، می‌توانید دوربین را خاموش کنید. مساله‌ای که اینجا مطرح می‌شود حفظ تمرکز است. داشتن حضور ذهن و تمرکز کامل در تمام طول جلسات آنلاین برای همه ما مشکل است. چند راه‌حل برای رفع این مشکل به شما پیشنهاد می‌کنیم.
صفحه اشتراکی و تنوع بصری
به اشتراک گذاشتن پاورپوینت یا هر شکلی از نوشته و تصویر که به موضوع بحث مربوط است، از طرف شخص گوینده به بالا بردن تمرکز همه افراد حاضر در جلسه کمک می‌کند. استفاده از روش‌های مختلف برای برقراری ارتباط ریتم جذاب‌تری به جلسه می‌دهد و توجه افراد را جلب می‌کند. این شیوه هم شکل‌های ارتباطی متنوعی ارائه می‌دهد و هم صورت‌های خیره شده به اسکرین را حذف می‌کند و استرس جلسه را پایین میآورد.
وسایل کمکی در جلسه
می‌توانید قبل از جلسه یک لیوان قهوه یا چای یا هر نوشیدنی که برایتان جذاب‌تر است آماده کنید و در طول جلسه آن را با خود داشته باشید. به این ترتیب از حالت یکنواخت نشسته خارج می‌شوید و طعم نوشیدنی سرحالتان میآورد. شاید هم شما را یاد قهوه و چای مشترک در محیط کار بیندازد و فضای دوستانه‌تری ایجاد کند. این روش هم تکانی به صورت‌های خیره شده به مانیتور می‌دهد و آنها را از حالت مجسمه‌وار خارج می‌کند. یادداشت‌برداری در جلسات هم به بالا بردن تمرکزتان کمک می‌کند.
دفتر کار آنلاین درازکش یا نشسته!
یادتان باشد که شما با ورود به جلسه آنلاین خانه‌تان را به عنوان محیط کارتان معرفی کنید. بنابراین بهتر است محیط ثابت مرتب و منظمی را برای کار کردن در نظر بگیرید. از مزیت‌های دیگر داشتن چنین محیطی جدا کردن فضای کار و فضای زندگی شخصی در خانه است. ممکن است خانه‌تان کوچک باشد و این کار را مشکل‌تر کند اما داشتن یک میز کوچک کافی‌ست تا در زمان کار پشت آن میز بنشینید و اوقات دیگر را جای دیگری از خانه صرف کنید تا تنوعی به فضاهایی که در روز تجربه می‌کنید بدهید و درضمن فاصله‌ای بین خودتان و دیگر اعضای خانه ایجاد کنید. شاید فرزندی داشته باشید که در ابتدا متوجه شرایط شما نشود اما با ایجاد فاصله او را با محیط کار تازه‌تان وقف می‌دهید.
این موارد ممکن است دم‌دستی به نظر برسد اما شرایط کار آنلاین در نظر گرفتن این تغییرات کوچک را ایجاب می‌کند. با یکنواخت‌تر شدن ریتم زندگی‌هایمان در دوران قرنطینه و دورکاری مجبور به ایجاد تغییرات جزئی هستیم که کار کردن را برایمان ساده‌تر می‌کند.
هر چه کوتاه‌تر، بهتر
سعی کنید چه به عنوان کارفرما و چه به عنوان کارمند پیامتان را به صورت مفید و مختصر به همکارانتان منتقل کنید. از آنجا که در جلسات آنلاین امکان حرکت و تغییر پوزیشن نسبت به جلسات حضوری کمتر است بهتر است از توضیحات اضافه خودداری کنید تا تمرکز روی موضوع جلسه راحت‌تر شود. به صورت کلی جلسات آنلاین پویایی کمتری نسبت به جلسات حضوری دارند؛ بنابراین باید با ایجاد ریتم مناسب پویایی این جلسات را حفظ کرد و بالا برد تا به نتیجه مطلوب رسید.
مشارکت بیشتر با آنلاین بودن و آنلاین ماندن
شرکت‌های مختلف از پلتفرم‌های مختلفی برای برقراری و حفظ ارتباط در دوران دورکاری استفاده می‌کنند. ماندی، تریلو، واتس اپ و ای‌میل از پلتفرم‌های رایج در ایران هستند. سعی کنید در طول ساعات کاری در این پلتفرم‌ها آنلاین باشید تا در صورت رسیدن پیام یا تسک جدیدی به موقع آن را دریافت کنید. همه این‌ها به معنی سخت‌گیری بیش از حد در فضای کار جدید نیست. ممکن است مثل قبل روزهای خلوت‌تری داشته باشید و در میان کارهایتان استراحت بیشتری بکنید. آنلاین بودن کمک می‌کند که از تسک‌ها جا نمانید و برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای روز کاریتان داشته باشید.
حفظ سرمایه‌های اجتماعی در دوران کار آنلاین
با شروع قرنطینه و گسترش دورکاری خیلی از ما همکارانمان را برای مدت طولانی ندیدیم و از آنها دور و دورتر شدیم. این موضوع دو مشکل اساسی ایجاد می‌کند: اول اینکه استرس کار را بیشتر می‌کند و بعد اینکه باعث از دست رفتن ارتباطاتی می‌شود که می‌توانستند بر کار و زندگی ما تاثیر مثبتی داشته باشند. ما در محیط کارمان فقط کار نمی‌کنیم، بلکه اجتماعات کوچکی را شکل می‌دهیم که در صورت پایدار بودن می‌توانند در رشد ما موثر باشند.
ما تجربه‌های کاری و غیرکاریمان را با همکارانمان به اشتراک می‌گذاریم و از تجربه‌های آنها استفاده می‌کنیم. خیلی وقت‌ها با همکارانمان در محیط بیرون از کار وقت می‌گذرانیم و دوست‌های جدید پیدا می‌کنیم و دوستی‌های لذت‌بخشی شکل می‌دهیم. همه روابط انسانی بالا و پایین‌های خودشان را دارند و خیلی وقت‌ها مشکل‌زا می‌شوند اما روابط ما در واقع تنها سرمایه ما هستند. با از دست دادن این روابط جوامع کرخت‌تر می‌شوند و قابلیت تغییر را از دست می‌دهند. تغییرات اجتماعی از همین جمع‌های کوچک شروع می‌شوند و رشد می‌کنند و بدون این جمع‌ها ما قدرت چندانی نداریم و پویایی‌مان را از دست می‌دهیم؛ پس در طول دوران دورکاری از روابط‌تان مراقبت کنید تا منزوی و درنتیجه آن ضعیف نشوید.
